Zo breng je in kaart welke AI-tools je organisatie gebruikt

Kort antwoord: vraag het je mensen open en zonder straf, kijk welke AI-functies in je bestaande software aanstaan, loop declaraties en browser-extensies na, en zet alles in één overzicht met per tool wie het gebruikt, waarvoor en met welke gegevens. Dat overzicht is de basis voor elke volgende stap.

Je kunt geen goede afspraken maken over AI als je niet weet wat er gebeurt. En wat er gebeurt, is meestal meer dan gedacht. AI zit in je kantoorsoftware (lees waarom "wij gebruiken geen AI" bijna nooit klopt), en mensen gebruiken daarnaast hun eigen tools.

Stap 1: vraag het, zonder oordeel

Begin met een korte, anonieme vragenlijst. Vraag:

Welke AI-tools gebruik je voor je werk, ook privé of gratis?
Waarvoor gebruik je ze?
Wat voor informatie zet je erin?
Waar zou je AI graag voor willen gebruiken, maar weet je niet of het mag?

Zeg er nadrukkelijk bij dat het niet gaat om wie wat fout doet, maar om te weten wat er nodig is. Als mensen bang zijn voor gevolgen, krijg je geen eerlijke antwoorden. De laatste vraag is goud waard: die laat zien waar behoefte aan is.

Stap 2: kijk in je eigen software

Loop de software na die je organisatie al heeft, en kijk welke AI-functies erin zitten en aanstaan:

het kantoorpakket (zoals Copilot in Microsoft 365 of Gemini in Google Workspace);
videobellen en notities;
CRM, klantenservice en marketingtools;
HR-software, zeker bij werving en selectie;
ontwerp- en schrijftools.

Vraag bij twijfel aan de leverancier welke AI-functies er zijn en wat ze met je gegevens doen.

Stap 3: volg het geld en de browser

Declaraties en creditcards. Abonnementen op AI-tools komen vaak via onkostendeclaraties binnen.
Browser-extensies. IT kan zien welke extensies op bedrijfsapparaten zijn geïnstalleerd. Veel AI-hulpjes zitten daar.
Koppelingen. Kijk welke externe apps toegang hebben tot je mail, agenda of documenten.

Stap 4: zet alles in één overzicht

Maak per tool een regel met:

de naam van de tool en de aanbieder;
wie hem gebruikt (team of functie);
waarvoor hij wordt gebruikt;
welke gegevens erin gaan;
of er een zakelijk contract en verwerkersovereenkomst is;
of invoer voor training wordt gebruikt;
een eigenaar binnen de organisatie.

Een spreadsheet is genoeg. Het gaat om het overzicht, niet om de vorm.

Stap 5: beslis per tool

Met het overzicht kun je per tool kiezen: goedkeuren, goedkeuren met voorwaarden (bijvoorbeeld geen persoonsgegevens) of vervangen door een veiliger alternatief. Let extra op tools in HR, bij werving en selectie en bij beslissingen over mensen. Daar gelden strengere regels, en emotieherkenning op de werkvloer is zelfs verboden. Lees wist je dat emotieherkenning op de werkvloer verboden is.

Houd het bij

Een inventarisatie is geen eenmalige klus. Nieuwe tools komen erbij, bestaande tools krijgen nieuwe AI-functies. Plan het twee keer per jaar in, en vraag nieuwe tools vooraf aan te melden. Wat je daarna met het overzicht doet, staat in ons stappenplan voor een AI-beleid.

Veelgestelde vragen

Waarom zou ik een AI-inventarisatie maken?

Omdat je pas goede afspraken kunt maken als je weet welke tools er worden gebruikt, waarvoor en met welke gegevens.

Hoe krijg ik eerlijke antwoorden van medewerkers?

Maak de vragenlijst anoniem, zeg duidelijk dat het niet om straf gaat, en vraag ook waar mensen AI graag voor zouden willen gebruiken.

Wat zet ik in een AI-overzicht?

Per tool de naam, wie hem gebruikt, waarvoor, welke gegevens erin gaan, of er een contract en verwerkersovereenkomst is, en wie de eigenaar is.

Hoe vaak moet ik de inventarisatie herhalen?

Minstens twee keer per jaar, en daarnaast bij elke nieuwe tool of nieuwe AI-functie in bestaande software.