Waarom 'wij gebruiken geen AI' bijna nooit klopt

Kort antwoord: ook als je organisatie nooit bewust voor AI heeft gekozen, zit het er al. Google voegde begin 2025 Gemini toe aan de zakelijke abonnementen van Google Workspace. Microsoft maakte in dezelfde maand Copilot Chat beschikbaar voor zakelijke Microsoft 365-gebruikers zonder extra kosten. En daarnaast gebruiken veel mensen zelf AI-tools voor hun werk.

Het is een zin die je vaak hoort: "Bij ons speelt AI eigenlijk nog niet." Meestal blijkt het anders. Niet omdat iemand iets verkeerd doet, maar omdat AI ongemerkt is binnengekomen.

AI zit in je kantoorsoftware

De twee grote kantoorpakketten hebben AI standaard ingebouwd:

Google Workspace. Sinds januari 2025 zitten de AI-functies van Gemini in de Business- en Enterprise-abonnementen. Het aparte AI-pakket verdween, en de abonnementsprijzen gingen omhoog.
Microsoft 365. Sinds januari 2025 is Microsoft 365 Copilot Chat beschikbaar voor gebruikers met een zakelijk Microsoft 365-account, zonder extra kosten.

Daarnaast hebben veel andere tools AI-functies toegevoegd: videobellen, notities, ontwerpen, CRM, klantenservice, schrijfhulpen. Vaak zit het er gewoon in, achter een knop die iemand een keer heeft aangeklikt.

En je mensen gebruiken het zelf

Los van de software die je organisatie kiest, gebruiken medewerkers zelf AI. Volgens de Work Trend Index 2024 van Microsoft en LinkedIn gebruikte 75 procent van de kenniswerkers AI op het werk, en nam 78 procent van die gebruikers daarvoor eigen tools mee.

Dat is geen onwil. Mensen ontdekken dat AI hun werk makkelijker maakt, en niemand heeft gezegd hoe het wel of niet moet.

Waarom dit telt

Als je denkt dat AI nog niet speelt, regel je er ook niets voor. Dan:

weet niemand welke gegevens wel en niet in een AI-tool mogen;
staan instellingen zoals training op invoer misschien aan zonder dat iemand het weet;
zijn er geen afspraken over het controleren van AI-tekst;
kun je een klant die vraagt hoe je met AI omgaat geen antwoord geven (lees waarom je klanten dat gaan vragen).

Hoe je erachter komt wat er echt gebeurt

Vraag het, zonder oordeel. Een anonieme vragenlijst met de vraag welke AI-tools mensen gebruiken levert meer op dan je denkt.
Kijk in je eigen software. Welke AI-functies staan aan in je kantoorpakket, je CRM, je videobel-tool?
Kijk naar declaraties. Abonnementen op AI-tools komen vaak via onkostendeclaraties binnen.
Maak er een lijst van. Per tool: wie gebruikt het, waarvoor, met welke gegevens. In ons stappenplan voor een AI-inventarisatie staat hoe.

Van "geen AI" naar "AI met afspraken"

Het doel is niet om alle AI eruit te halen. Het doel is dat je weet wat er gebeurt, en dat je mensen weten hoe het veilig kan. Dat begint met de eerlijke erkenning dat AI er al is. De gratis AI-risicocheck helpt je in drie minuten zien waar je staat.

Veelgestelde vragen

Zit er AI in Microsoft 365?

Ja. Sinds januari 2025 is Microsoft 365 Copilot Chat beschikbaar voor zakelijke gebruikers zonder extra kosten. Het uitgebreidere Microsoft 365 Copilot is een aparte betaalde licentie.

Zit er AI in Google Workspace?

Ja. Sinds januari 2025 zitten de AI-functies van Gemini in de Business- en Enterprise-abonnementen van Google Workspace.

Kan ik die AI-functies uitzetten?

Beheerders kunnen veel AI-functies per organisatie of per groep instellen. Bekijk de beheeromgeving van je pakket. Maar uitzetten lost het gebruik van eigen tools door medewerkers niet op.

Hoe weet ik welke AI mijn medewerkers gebruiken?

Vraag het open en zonder straf, kijk welke functies aanstaan in je software, en loop declaraties na op AI-abonnementen.