Je team zet klantdata in ChatGPT.En niemand die het ziet.
Dat heet shadow AI: AI-gebruik binnen je organisatie waar de organisatie zelf niet van weet.
Via een privé-account, om tijd te besparen. Niet uit onwil. Maar niemand heeft er afspraken over gemaakt en niemand ziet waar die gegevens daarna blijven. Dat kan in strijd zijn met de AVG, het gaat vaak tegen je eigen beleid in en je data is uit beeld.
Wat is shadow AI?
Shadow AI is AI die je mensen gebruiken voor hun werk, zonder dat de organisatie ervan weet. Geen toestemming, geen afspraken, geen zicht. De naam komt van shadow IT: het gebeurt in de schaduw, buiten het zicht van IT en management.
Het ziet er heel gewoon uit. Een klantmail laten herschrijven in een privé ChatGPT-account. Een gratis tool die een vergaderverslag uitwerkt. Een offerte laten samenvatten op je eigen telefoon.
Bijna iedereen doet het, meestal met de beste bedoelingen. Het probleem is niet de tool, maar dat niemand ooit heeft uitgelegd wat er wel en niet in mag.
Wat er gebeurt als iemand op Versturen klikt.
Het kan in strijd zijn met de AVG
Staat er een naam, e-mailadres of klantnummer in? Dan deel je persoonsgegevens met een partij waar je organisatie geen afspraken mee heeft. Dat kan in strijd zijn met de AVG, en soms moet je het zelfs melden als datalek.
Het gaat tegen je eigen beleid in
Contracten, offertes en klantinformatie vallen vaak onder geheimhouding, of onder afspraken met je klant. Eén keer kopiëren en plakken en die afspraak is gebroken, zonder dat iemand het doorheeft.
Je data raakt uit beeld
Bij een gratis of privé-account kan wat je invoert worden gebruikt om het AI-model verder te trainen, afhankelijk van de instellingen. Wat eenmaal is verstuurd, haal je niet meer terug.
82%
van de bedrijfsdata die in AI-tools belandt, komt uit privé-accounts.
Buiten het zicht van de organisatie. Dus ook buiten elke afspraak die je met een leverancier hebt gemaakt.
LayerX, 2025
Waarom je dit niet naar volgend kwartaal schuift.
Het gebeurt elke werkdag
Niet één keer, maar bij elke samenvatting, elke mail en elke offerte die sneller moet. Elke dag zonder afspraken is een dag extra data die je niet terugkrijgt.
Terughalen kan niet
Een verkeerd verstuurde mail kun je soms nog terugroepen. Een document in een AI-tool niet. Voorkomen is de enige optie.
Het groeit sneller dan je beleid
Er komen elke maand nieuwe AI-tools en AI-functies in software die je al gebruikt. Hoe langer je wacht, hoe meer eigen gewoontes er ontstaan.
Als het misgaat, is de vraag wat jij had geregeld
Niet wat de medewerker deed, maar of iemand ooit had uitgelegd waar de grens ligt. Dat antwoord wil je vandaag al kunnen geven.
En nee, verbieden werkt niet.
Blokkeer je de ene tool, dan pakken mensen de volgende, op hun telefoon of privélaptop. Het werk moet nog steeds af. Een verbod verplaatst het probleem naar een plek waar je helemaal niets meer ziet.
Wat wel werkt: mensen die zelf weten waar de grens ligt. Dan herkennen ze een klantcontract als iets wat er niet in hoort, ook als er niemand meekijkt.
Zet de grens voordat het volgende contract erin gaat.
Een online training geeft je hele team dezelfde basis. Een paar uur per persoon, in eigen tempo. Na afloop weet iedereen:
- Welke bedrijfsdata wél en niet in een AI-tool mag
- Hoe je herkent of een tool veilig is om te gebruiken
- Hoe je AI-output controleert voordat hij de deur uitgaat
- Wanneer je AI juist beter niet gebruikt
- Eén gedeelde standaard, in plaats van iedereen op een eigen manier
€249 ex btw per persoon, €229 vanaf 11 personen. Bekijk het programma
Nog niet zeker of het bij jullie speelt? Doe eerst de gratis AI-risicocheck