Kort antwoord: vervang namen door rollen, haal alle directe kenmerken weg (zoals e-mail, telefoon, adres, BSN en IBAN), maak cijfers en data algemener, en verwijder de verborgen informatie uit het bestand. Controleer daarna of iemand de persoon of klant nog zou kunnen herkennen. Zo ja, dan is het nog niet anoniem genoeg.
Soms wil je AI echt laten helpen met een document waar gevoelige informatie in staat. Een klacht samenvatten, een contract begrijpelijk maken, een verslag herschrijven. Als je organisatie geen zakelijke AI-tool met afspraken heeft, haal je de gevoelige informatie er eerst uit.
Eerst: anoniem of gepseudonimiseerd?
Dat verschil is belangrijk. Als je "Jan de Vries" vervangt door "Klant A", maar iemand kan met een sleutel of met de context nog terugvinden wie Klant A is, dan is het gepseudonimiseerd. Volgens de AVG zijn gepseudonimiseerde gegevens nog steeds persoonsgegevens. Alleen echt anonieme gegevens, waarbij de persoon redelijkerwijs niet meer te herkennen is, vallen buiten de AVG.
Voor AI-gebruik betekent dit: hoe minder er overblijft dat naar een persoon of klant wijst, hoe beter.
Stap voor stap
1. Vervang namen door rollen
Niet "Jan de Vries" maar "de klant". Niet "Petra van Dijk van inkoop" maar "de inkoper". Doe dit ook voor bedrijfsnamen, projectnamen en productnamen die naar een specifieke klant wijzen.
2. Haal directe kenmerken weg
Verwijder of vervang alles waarmee je iemand direct kunt bereiken of vinden:
e-mailadressen en telefoonnummers;
adressen en postcodes;
BSN, IBAN, klantnummers, dossiernummers en ordernummers;
kentekens, geboortedata en handtekeningen.
3. Maak cijfers en data algemener
Een exact bedrag, een specifieke datum of een uniek aantal kan iemand alsnog herkenbaar maken. Maak er "een bedrag van ruim vijf cijfers" of "begin vorig jaar" van, of laat het weg als het niet nodig is voor je vraag.
4. Let op unieke details
Dit is de valkuil die het vaakst wordt gemist. "De enige vrouwelijke technicus in onze vestiging in Zwolle" bevat geen naam, maar iedereen weet wie het is. Lees de tekst nog een keer met de vraag: zou een collega of een buitenstaander weten over wie of wat dit gaat?
5. Verwijder de verborgen informatie
Een bestand bevat vaak meer dan je ziet: de naam van de auteur, eerdere versies, opmerkingen en bijgehouden wijzigingen. In Microsoft Word kun je dit controleren via Bestand, Info, Controleren op problemen, Document inspecteren. Of kopieer alleen de tekst die je nodig hebt naar een leeg document.
6. Pas op met scans en afbeeldingen
Een scan of screenshot kun je niet zomaar doorzoeken op namen. Moderne AI-tools kunnen tekst in afbeeldingen wel lezen. Gebruik daarom alleen tekst die je zelf hebt opgeschoond, geen gescande documenten.
7. Stel alleen de vraag die nodig is
Vaak heb je het hele document niet nodig. Wil je weten hoe je een opzegtermijn uitlegt, plak dan alleen dat artikel. Hoe minder je deelt, hoe kleiner het risico.
Wanneer anonimiseren niet genoeg is
Sommige informatie hoort niet in een AI-tool zonder afspraken, ook niet geanonimiseerd. Denk aan bedrijfsgeheimen, strategische plannen, onaangekondigde cijfers en informatie onder geheimhouding. Daar gaat het niet om personen, maar om wat je organisatie niet naar buiten wil brengen. Lees onze checklist over wat wel en niet in ChatGPT mag.
En als je organisatie een zakelijke AI-tool met goede afspraken heeft, is dat voor dit soort werk de betere plek.
Veelgestelde vragen
Is een naam vervangen door een letter genoeg?
Meestal niet. Als de context nog laat zien over wie het gaat, is het niet anoniem. Haal ook directe kenmerken en unieke details weg.
Wat is het verschil tussen anonimiseren en pseudonimiseren?
Bij pseudonimiseren kan iemand de persoon nog terugvinden, bijvoorbeeld met een sleutel of de context. Volgens de AVG blijven dat persoonsgegevens. Bij echt anonieme gegevens is de persoon redelijkerwijs niet meer te herkennen.
Kan AI het anonimiseren voor mij doen?
Dan zet je de gevoelige gegevens alsnog in de tool. Anonimiseer zelf, of gebruik een tool waar je organisatie afspraken mee heeft.
Hoe verwijder ik metadata uit een Word-document?
Via Bestand, Info, Controleren op problemen, Document inspecteren. Daar kun je onder meer auteursgegevens, opmerkingen en bijgehouden wijzigingen verwijderen.
Bronnen
Ferry Hoes
Ferry Hoes is veelgevraagd spreker en trainer op het gebied van AI-geletterdheid. Hij staat meermaals per maand op het podium voor organisaties zoals a.s.r., VodafoneZiggo en verschillende ministeries. In 2020 won hij de Anti-Discriminatie AI-Hackathon van de Nederlandse overheid.