Kort antwoord: kies één goedgekeurde notetaker, vertel iedereen in het gesprek vooraf dat er wordt opgenomen, zet automatisch aanschuiven uit, bepaal wie de verslagen krijgt en hoe lang ze bewaard blijven, en lees de samenvatting na voordat je hem deelt.
AI-notetakers zijn een van de handigste AI-toepassingen op kantoor. Je hoeft niet meer mee te schrijven, je krijgt een samenvatting en de actiepunten staan er al in. Maar een notetaker neemt alles op: ook de opmerking over een klant, de naam van een collega die ziek is, de cijfers die nog niet openbaar zijn.
Waarom een notetaker een risico kan zijn
Alles wordt vastgelegd. Een opname of transcript is een stuk informatie dat er eerst niet was, en dat ergens wordt opgeslagen.
Het gaat vaak naar een externe dienst. Veel notetakers verwerken de opname in de cloud van de aanbieder.
Gratis tools schuiven ongevraagd aan. Sommige notetakers koppelen aan je agenda en doen automatisch mee met elke afspraak, ook met externe gesprekken.
De samenvatting kan fouten bevatten. Een AI-samenvatting kan iets weglaten, omdraaien of verkeerd toeschrijven.
Lees ook hoe een onbekende "notulist" een van de signalen van shadow AI is.
Wat de regels vragen
Een opname van een gesprek bevat persoonsgegevens: stemmen, namen en wat mensen zeggen. Zodra je die opname zakelijk verwerkt en opslaat, gelden de regels van de AVG. Dat betekent onder meer dat je een goede reden nodig hebt, dat je mensen informeert, en dat je met de aanbieder van de tool afspraken hebt over hoe die met de gegevens omgaat.
Zo zet je een notetaker veilig in
1. Kies één tool voor de organisatie
Liefst een tool die past bij je bestaande software en waar je organisatie een verwerkersovereenkomst mee heeft. Dan weet je waar de opnames staan en wie erbij kan.
2. Vertel het vooraf, aan iedereen
Meld aan het begin van het gesprek dat er een notetaker meeloopt, en waarom. Bij externe gesprekken vraag je het bij voorkeur al in de uitnodiging. Geef mensen de ruimte om nee te zeggen.
3. Zet automatisch aanschuiven uit
Laat de notetaker alleen meedoen als iemand hem bewust aanzet. Zo voorkom je dat hij ongemerkt meeluistert bij een beoordelingsgesprek of een vertrouwelijk klantgesprek.
4. Bepaal wie het verslag krijgt
Standaard krijgen vaak alle deelnemers, soms zelfs alle genodigden, de samenvatting. Stel in dat alleen de organisator hem krijgt, en die beslist wat er gedeeld wordt.
5. Stel een bewaartermijn in
Hoe korter, hoe beter. Bewaar de samenvatting die je nodig hebt, en laat opnames en volledige transcripten automatisch verwijderen.
6. Lees de samenvatting na
Controleer of de actiepunten, namen en cijfers kloppen, en haal gevoelige opmerkingen eruit voordat je hem deelt. Wie hem deelt, is verantwoordelijk voor de inhoud. Lees waarom mensen AI-output vaak niet controleren.
Wanneer je beter geen notetaker gebruikt
Bij beoordelings-, functionerings- en exitgesprekken.
Bij gesprekken over gezondheid, conflicten of persoonlijke omstandigheden.
Bij gesprekken onder geheimhouding of over onaangekondigde plannen.
Als iemand in het gesprek aangeeft het niet prettig te vinden.
Veelgestelde vragen
Mag ik een AI-notetaker gebruiken in een vergadering?
Dat kan, als je een goede reden hebt, de deelnemers vooraf informeert en een tool gebruikt waar je organisatie afspraken mee heeft. Bij gevoelige gesprekken doe je het beter niet.
Moet ik toestemming vragen aan externe deelnemers?
Informeer ze in elk geval vooraf, bij voorkeur al in de uitnodiging, en geef ze de ruimte om bezwaar te maken. Een opname bevat hun persoonsgegevens.
Waar blijven de opnames van een notetaker?
Bij veel tools in de cloud van de aanbieder. Kijk in de instellingen en de voorwaarden, en kies een tool waar je organisatie afspraken mee heeft over opslag en bewaartermijn.
Is een AI-samenvatting betrouwbaar?
Meestal redelijk, maar niet foutloos. Lees hem altijd na voordat je hem deelt of er beslissingen op baseert.
Bronnen
Ferry Hoes
Ferry Hoes is veelgevraagd spreker en trainer op het gebied van AI-geletterdheid. Hij staat meermaals per maand op het podium voor organisaties zoals a.s.r., VodafoneZiggo en verschillende ministeries. In 2020 won hij de Anti-Discriminatie AI-Hackathon van de Nederlandse overheid.