Kort antwoord: voordat je Copilot of ChatGPT Business uitrolt, regel je zes dingen: ruim de toegangsrechten op je bestanden op, bepaal welke data erin mag, begin met een pilotgroep, train de gebruikers, maak gebruiksafspraken en meet wat het oplevert. Wie dat overslaat, betaalt voor licenties die niet of verkeerd worden gebruikt.
De licentie aanzetten is het makkelijke deel. Microsoft 365 Copilot kost voor grote organisaties 30 dollar per gebruiker per maand, Copilot Business vanaf 21 dollar en ChatGPT Business vanaf 20 dollar. Of die investering iets oplevert, hangt af van wat je vóór en tijdens de uitrol regelt.
1. Ruim de toegangsrechten op
Dit is het punt dat het vaakst wordt vergeten, en het belangrijkste bij Copilot. Microsoft 365 Copilot werkt met de rechten die een gebruiker al heeft. Kan iemand bij een map met salarissen omdat die ooit verkeerd is gedeeld? Dan kan Copilot daar ook informatie uit halen en in een antwoord verwerken.
Wat vroeger verstopt zat in een vergeten map, komt met AI ineens bovendrijven. Laat IT daarom vóór de uitrol nagaan welke mappen, sites en documenten te breed gedeeld zijn.
2. Bepaal welke data erin mag
Ook in een zakelijke tool wil je afspraken. Welke informatie mag in een prompt, en welke niet? Denk aan bijzondere persoonsgegevens, gegevens van sollicitanten en vertrouwelijke cijfers. Een indeling in groen, oranje en rood werkt goed. Zie de checklist wat wel en niet in ChatGPT mag.
3. Begin met een pilotgroep
Rol niet in één keer uit naar iedereen. Kies een groep van tien tot twintig mensen uit verschillende afdelingen, met een mix van enthousiastelingen en twijfelaars. Laat ze een paar weken werken met de tool en verzamel wat werkt en wat niet.
Dat is geen overbodige voorzichtigheid. Het MIT-rapport The GenAI Divide uit 2025 concludeerde dat 95 procent van de onderzochte organisaties geen meetbaar rendement haalde uit generatieve AI, vooral door een slechte aansluiting op het dagelijkse werk.
4. Train de gebruikers voordat ze beginnen
Uit de Work Trend Index 2024 van Microsoft en LinkedIn bleek dat maar 39 procent van de AI-gebruikers training van de werkgever kreeg. Zonder training gebruiken mensen een tool als Copilot als zoekmachine, of helemaal niet.
Goede training gaat over meer dan knoppen. Mensen moeten begrijpen hoe AI werkt, waar het de fout ingaat, hoe ze output controleren en wat er niet in een prompt hoort. In de AIGA-teamtraining zit dat in vier modules, los van welke tool je kiest.
5. Maak gebruiksafspraken
Leg op één pagina vast hoe je organisatie de tool gebruikt. Bijvoorbeeld:
AI-output wordt altijd gecontroleerd voordat die naar buiten gaat
AI beslist nooit zelfstandig over mensen, zoals klanten of sollicitanten
Notulen met AI alleen als iedereen in de vergadering het weet
Bij twijfel vraag je het aan een vaste contactpersoon
Hoe je zo'n beleid opstelt, lees je in het stappenplan voor een AI-beleid.
6. Meet wat het oplevert
Spreek vooraf af wat succes is. Hoeveel mensen gebruiken de tool na een maand nog? Welke taken gaan sneller? Waar ontstaan fouten? De beheeromgevingen van Microsoft en OpenAI geven inzicht in gebruik. Combineer dat met korte gesprekken met gebruikers.
De volgorde in het kort
Rechten opschonen
Data-afspraken maken
Pilot draaien
Gebruikers trainen
Afspraken vastleggen
Meten en bijsturen
Veelgestelde vragen
Wat kost Microsoft 365 Copilot?
Voor grote organisaties 30 dollar per gebruiker per maand bij een jaarcontract, bovenop een bestaande Microsoft 365-licentie. Voor kleinere bedrijven is er Copilot Business vanaf 21 dollar per gebruiker per maand.
Kan Copilot bij vertrouwelijke bestanden?
Copilot werkt met de rechten die de gebruiker al heeft. Als bestanden te breed zijn gedeeld, kan Copilot daar informatie uit gebruiken. Ruim de rechten daarom op voordat je uitrolt.
Wat is beter: Copilot of ChatGPT Business?
Dat hangt af van je organisatie. Copilot werkt direct in Microsoft 365, zoals Outlook, Word en Teams. ChatGPT Business is een losse tool. Belangrijker dan de keuze zelf is dat mensen weten hoe ze er veilig en goed mee werken.
Hoe zorg je dat medewerkers Copilot echt gebruiken?
Door te beginnen met een pilot, mensen te trainen voordat ze starten, concrete toepassingen uit hun eigen werk te laten zien en het gebruik te meten.
Bronnen
Ferry Hoes
Ferry Hoes is veelgevraagd spreker en trainer op het gebied van AI-geletterdheid. Hij staat meermaals per maand op het podium voor organisaties zoals a.s.r., VodafoneZiggo en verschillende ministeries. In 2020 won hij de Anti-Discriminatie AI-Hackathon van de Nederlandse overheid.