Kort antwoord: nieuwe collega's gebruiken AI vaak al op hun eerste dag, met de gewoontes van hun vorige werkgever of hun privé-account. Leg daarom in week één vijf dingen vast: welke tools mogen, wat er nooit in een AI-tool hoort, hoe je output controleert, bij wie je terechtkunt en een basistraining. Dan begint iedereen vanaf dezelfde lijn.
In de onboarding regel je een laptop, toegangspassen en een rondleiding. AI ontbreekt vaak nog op die lijst. Terwijl nieuwe collega's AI wel meteen gaan gebruiken. Uit de Work Trend Index 2024 van Microsoft en LinkedIn bleek dat 78 procent van de AI-gebruikers eigen tools meeneemt naar het werk. Nieuwe medewerkers nemen hun gewoontes dus gewoon mee.
Waarom AI in de onboarding hoort
Nieuwe collega's kennen jullie afspraken niet. Wat bij de vorige werkgever mocht, mag bij jullie misschien niet.
Ze willen snel indruk maken. AI is dan verleidelijk, ook voor taken waar het niet geschikt voor is.
Ze durven nog weinig te vragen. Juist in de eerste weken twijfelen mensen in stilte.
Een paar duidelijke afspraken in week één voorkomen veel gedoe later.
De checklist voor week één
Dag 1: welke tools mogen
Laat zien welke AI-tools zijn goedgekeurd, en hoe je erin komt
Leg uit dat privé-accounts niet voor werk worden gebruikt
Geef het AI-beleid van één pagina mee
Dag 2: wat er nooit in een AI-tool hoort
Loop de rode lijst door: persoonsgegevens, klantinformatie, contracten, wachtwoorden en vertrouwelijke cijfers
Laat een voorbeeld uit het eigen werk zien, zoals een klantmail zonder naam en adres
Dag 3: hoe je output controleert
Leg uit dat AI kan verzinnen, met grote stelligheid
Spreek af dat alles wat naar buiten gaat eerst wordt nagelezen
Dag 4: bij wie je terechtkunt
Noem een vaste contactpersoon voor vragen over AI
Leg uit wat je doet als er toch iets misgaat, zoals gegevens die per ongeluk in een tool zijn beland
Maak duidelijk dat melden altijd beter is dan verzwijgen
Dag 5: de basistraining
Plan de basistraining in, in werktijd
Laat de leidinggevende er in het werkoverleg op terugkomen
Leg vast dat de training is afgerond
Wat als er al iets is misgegaan?
Het gebeurt: een nieuwe collega zet in de eerste week een klantbestand in een AI-tool, zonder te weten dat dat niet mag. Belangrijk is dan dat het gemeld wordt. Zet persoonsgegevens in een chatbot, dan kan dat een datalek zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft daar meldingen over ontvangen, onder meer van een huisartsenpraktijk en een telecombedrijf. Een cultuur waarin mensen fouten durven te melden, beperkt de schade.
De onboarding als vast moment
Maak AI een vast onderdeel van je onboardingproces, net als de laptop en de toegangspas. Werk het beleid elk kwartaal bij, zodat nieuwe collega's altijd de actuele afspraken krijgen. Hoe je dat beleid opstelt, lees je in het stappenplan voor een AI-beleid.
Voor de basistraining kun je de AIGA-teamtraining gebruiken. Nieuwe collega's voeg je op elk moment toe, en ze volgen de vier modules in eigen tempo.
Veelgestelde vragen
Waarom moet AI in de onboarding?
Omdat nieuwe collega's AI vaak vanaf hun eerste dag gebruiken, met de gewoontes van hun vorige werkgever. Zonder uitleg weten ze niet wat bij jullie wel en niet mag.
Wat moet een nieuwe medewerker weten over AI?
Welke tools zijn goedgekeurd, wat er nooit in een AI-tool hoort, hoe je output controleert en bij wie je met vragen terechtkunt. Daarnaast een basistraining over hoe AI werkt en waar het misgaat.
Wanneer moet de AI-training in de onboarding plaatsvinden?
Zo vroeg mogelijk, het liefst in de eerste week. Dan begint iedereen vanaf dezelfde basis, voordat er gewoontes ontstaan.
Bronnen
Ferry Hoes
Ferry Hoes is veelgevraagd spreker en trainer op het gebied van AI-geletterdheid. Hij staat meermaals per maand op het podium voor organisaties zoals a.s.r., VodafoneZiggo en verschillende ministeries. In 2020 won hij de Anti-Discriminatie AI-Hackathon van de Nederlandse overheid.