Zo leg je een collega uit wat niet in ChatGPT mag, zonder te preken

Kort antwoord: begin met nieuwsgierigheid in plaats van een regel, erken waarom je collega het doet, leg in één zin uit wat er met de gegevens gebeurt, bied een alternatief en sluit af met een vuistregel die makkelijk te onthouden is. Mensen veranderen eerder van gedrag als ze het begrijpen dan als ze zich betrapt voelen.

Je loopt langs een bureau en ziet een collega een klantmail met naam, adres en ordernummer in ChatGPT plakken. Je weet dat het eigenlijk niet zou moeten. Maar hoe zeg je dat zonder dat het ongemakkelijk wordt?

Waarom het vaak misgaat

De meeste mensen die gevoelige gegevens in een AI-tool zetten, doen dat niet uit onverschilligheid. Ze willen hun werk goed en snel doen, en niemand heeft ooit uitgelegd waar de grens ligt. Als je begint met "dat mag niet", voelt het als een beschuldiging. Dan gaat het gesprek over schuld, niet over wat er beter kan. En de kans is groot dat het gedrag gewoon doorgaat, alleen niet meer waar jij bij bent.

Vijf stappen voor een gesprek dat landt

1. Begin met een vraag

"Handig, gebruik je dat vaak voor klantmails?" Je laat zien dat je geïnteresseerd bent, niet dat je controleert. En je leert iets over waarom je collega het doet.

2. Erken het voordeel

"Ik snap het, het scheelt echt tijd." Dat is waar, en het haalt de spanning eruit. Je collega hoeft zich niet te verdedigen.

3. Leg in één zin uit wat er gebeurt

Geen verhaal over de AVG. Gewoon: "Wat je erin plakt, gaat naar de servers van een ander bedrijf, en met een privé-account hebben wij daar geen afspraken over. Soms mogen ze het zelfs gebruiken om hun AI te trainen." Concreet en zonder jargon. Lees wat gratis ChatGPT met je invoer doet.

4. Bied een alternatief

"Als je de naam en het ordernummer eruit haalt, kun je het nog steeds gebruiken." Of: "We hebben ook een zakelijke tool, die is hiervoor bedoeld." Een grens zonder alternatief duwt mensen naar stiekem gebruik. Lees hoe je een document anonimiseert.

5. Geef een vuistregel mee

Iets dat makkelijk blijft hangen. Bijvoorbeeld: "Zou je dit ook naar een onbekend mailadres sturen? Nee? Dan ook niet in een AI-tool zonder afspraken."

Wat je beter niet doet

In het openbaar aanspreken. Doe het even één op één.
Dreigen met regels of gevolgen. Dat sluit het gesprek af.
Een lange uitleg geven. Eén zin over wat er gebeurt is genoeg.
Doen alsof je het zelf nooit doet. Als je ooit hetzelfde hebt gedaan, zeg dat. Het maakt het gesprek makkelijker.

Als het vaker gebeurt

Als je merkt dat meerdere collega's hetzelfde doen, is dat geen probleem van die collega's. Het is een teken dat de grens niet duidelijk is en dat het veilige alternatief ontbreekt. Bespreek het dan met je leidinggevende. Het hele team heeft een gezamenlijke basis nodig, niet een reeks losse gesprekken bij het koffieapparaat. Lees de zeven signalen van shadow AI en waarom een verbod averechts werkt.

Veelgestelde vragen

Hoe spreek ik een collega aan op AI-gebruik?

Eén op één, met een vraag in plaats van een regel. Erken het voordeel, leg in één zin uit wat er met de gegevens gebeurt en bied een alternatief.

Wat zeg ik als mijn leidinggevende het zelf doet?

Gebruik dezelfde aanpak, met dezelfde nieuwsgierigheid. En stel voor om het als team te regelen, zodat het niet persoonlijk wordt.

Moet ik het melden als ik het zie?

Als het om een enkel geval gaat en je collega het begrijpt, is een gesprek vaak genoeg. Gaat het om gevoelige gegevens of gebeurt het vaker, meld het dan bij je leidinggevende, zodat het structureel geregeld kan worden.

Wat is een goede vuistregel voor AI-gebruik?

Zet niets in een AI-tool zonder afspraken dat je ook niet naar een onbekend mailadres zou sturen.