De komst van de EU AI Act betekent één ding voor organisaties: je moet alles kunnen aantonen. Niet alleen dát je AI gebruikt, maar ook hoe je het gebruikt, welke risico’s je ziet en hoe je die beheerst. Dat heet in de wet: documentatieplicht.

Veel bedrijven schrikken van dat woord. Want het klinkt bureaucratisch en duur. Maar in werkelijkheid is het vooral een kwestie van goed vastleggen wat je doet. En dat gaat je hoe dan ook helpen, niet alleen voor compliance, maar ook voor vertrouwen bij klanten en medewerkers.

In dit artikel leg ik je uit:

• Welke documentatie de wet eist

• Wat je moet bewaren

• Hoe je dit slim aanpakt zonder onnodige rompslomp

→ Lees ook onze complete gids over de EU AI Act.

Wat zegt de EU AI Act over documentatie?

De AI Act verplicht organisaties om “adequate technische documentatie” te maken én bij te houden. Daarmee moet je:

• aan toezichthouders kunnen uitleggen hoe jouw AI-systeem werkt

• risico’s en mitigatie kunnen aantonen

• de werking van het systeem kunnen reconstrueren als er iets misgaat

Vooral voor high-risk AI-systemen zijn die regels streng.

→ Lees ook: Wat zijn high-risk AI-systemen volgens de EU AI Act?

Wat moet er minimaal in jouw documentatie staan?

Hier een praktische checklist:

1. Doel en functie van je AI-systeem

• Wat doet je AI precies?

• Welke beslissingen neemt het?

• In welke context wordt het gebruikt?

2. Technische specificaties

• welke algoritmes gebruik je?

• welke datasets zaten in de training?

• hoe vaak update je het model?

3. Risicoanalyse

• Welke risico’s zijn in kaart gebracht?

• Hoe groot is die impact?

• Welke maatregelen heb je genomen?

→ Lees ook: AI impact assessment: hoe begin je?

4. Menselijke controle

• Kunnen mensen ingrijpen als de AI een fout maakt?

• In welke stappen blijft een mens betrokken?

5. Logging en monitoring

• Leg vast welke beslissingen het systeem neemt

• Bewaar logs voor audits of incidentonderzoek

6. Gebruikersinstructies

• Hoe moeten medewerkers jouw AI-systeem gebruiken?

• Wat mag wel of niet?

Waarom is documentatie zo belangrijk?

Er zijn drie grote redenen waarom goede documentatie cruciaal is:

✅ Auditproof zijn

Toezichthouders mogen onaangekondigd je documenten opvragen. Kun je niets laten zien? Dan zit je direct in de problemen.

✅ Risico’s beperken

Je voorkomt onbedoelde fouten of discriminatie. Bovendien toon je aan dat je je verantwoordelijk opstelt.

✅ Vertrouwen winnen

Klanten, medewerkers en partners willen weten dat jouw AI eerlijk en transparant werkt.

Wat gebeurt er als je geen documentatie hebt?

Doe je niets, dan loop je risico op:

• boetes tot €35 miljoen of 7% van je wereldwijde omzet

• reputatieschade die je bedrijf jaren kan achtervolgen

• verlies van partners of klanten die wél transparantie eisen

En misschien nog belangrijker: bij incidenten kun je niet aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Dat kan je organisatie ernstig schaden.

Hoe pak je dit slim aan?

Een veelgehoorde angst is: “Moeten we nu honderden pagina’s schrijven?” Dat hoeft niet. Slim documenteren kan met:

• vaste templates per AI-project

• heldere samenvattingen (executive summaries)

• centrale opslag op één plek

Belangrijk is vooral:

• consistent werken

• updates bijhouden (versiebeheer)

• je medewerkers trainen in AI-geletterdheid zodat ze weten wat ze moeten vastleggen

→ Bekijk onze AI-geletterdheid training voor teams.

Conclusie

De documentatieplicht klinkt misschien als extra werk. Maar het is je vangnet. Het bewijst dat je weet wat je doet, dat je risico’s onder controle hebt en dat je AI op een verantwoorde manier inzet.

Begin klein, werk gestructureerd en zorg dat je altijd kunt aantonen hoe jouw AI werkt. Want onder de EU AI Act geldt één belangrijke regel: “If it’s not documented, it didn’t happen.”

→ Wil je het grote plaatje zien? Lees onze complete gids over de EU AI Act.